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石油物资招标异议处理及预防措施

2021-05-18

 

本文对近几年来作者参与操作的物资招标项目中出现的异议进行归纳总结,初步探索建立了石油行业物资类招标投标异议处理工作机制,同时提出了相应的预防措施,旨在提高招标代理机构从业人员处理物资类招标投标异议的工作能力,进一步推动招标投标活动更加公开、公平、公正。

 

一、涉及异议的相关法律法规

《招标投标法》和《招标投标法实施条例》对招标投标异议的提出和解决作出了明确的规定。《招标投标法》第六十五条规定“投标人和其他利害关系人认为招标投标活动不符合本法有关规定的,有权向招标人提出异议或者依法向有关行政监督部门投诉。”《招标投标法实施条例》还对提出异议的主体、异议事项、提出异议的时间等内容作出了更加明确的规定,具体内容详见表1。

二、异议分析

笔者以近几年物资招标项目为数据基础,开展相应分析(见表2和表3)。从2015年至2018年共计接收274个招标项目,有45个项目出现异议,其中针对招标文件异议共计35个,处理异议平均用时2个工作日(其中30个异议成立,同时改变了招标文件内容)。针对中标候选人公示异议共计13个(其中10个异议启动复审程序、5个异议改变评标结果)。

表2从异议点、异议内容、出现频次、影响程度、原因分析等维度进行分析,发现针对招标文件的异议主要集中在货物需求一览表,共出现20次,其次是技术规格书,出现19次,这两方面异议出现频次远高于其他异议点;针对开标阶段没有异议出现;针对中标候选人公示期的异议主要集中在价格、法律纠纷、打分方面。通过对这些突出问题的分析,为今后减少类似异议的发生奠定基础。

三、异议产生的原因

1.招标方案存在问题

如招标方案货物需求一览表和技术规格书中相关内容有误或参数不全等。

2.投标人自身原因

主要表现在:①对法律法规理解存在偏差;②没有仔细阅读招标文件内容,对技术参数、评分细则等内容有认识误差;③在未提供充足证据情况下认为评标委员会评审有误。

3.投标人互相异议

主要表现在:①排名第一的中标候选人不能满足招标文件中的实质性要求;②异议人对排名第一的中标候选人有一定的了解,但没有有效证据,凭借经验提出异议; ③被异议人存在弄虚作假行为。

4.评标委员会评审失误

个别评审专家责任心不强,在评审时工作不细致而引起投标人异议。

四、针对不同类型异议的处理方法

针对招标文件提出的异议(包括货物需求一览表个别物资规格型号有误、停产、描述不全、执行标准有误或者技术规格书相关内容有误或参数不全等),由于这些内容出自招标方案,方案内容由招标人编制,所以招标代理机构受理异议后转交招标人核实即可。

针对中标候选人公示期间有异议,反映个别投标人报价低于成本、存在法律纠纷、不满足招标文件实质性要求等问题,招标代理机构受理异议后先根据异议人提供的证据进行核查,发现疑点后组织原评标委员会成员进行复审,最终由招标代理机构将复审结果以书面形式反馈异议人。

    五、异议处理原则

在异议的处理过程中,应把握以下三十二个字的处理原则,即“提高自身思想认识、及时认真核实异议、依法依制合规处理、树立预防为主理念”。

(一)提高自身思想认识

投标人的异议是对招标采购最直接、最有效的监督。所以招标代理机构从业人员首先要正确理解异议制度设立的内涵。其次要摆正心态,随着法律法规方面的不断完善和投标人维权意识的不断增强,招标投标活动中出现异议是十分正常的事情,招标代理机构从业人员应以一颗平常心对待每一个异议人,理解和尊重他们的诉求,做到悉心倾听,真诚沟通,耐心解答,不能高高在上,语气生硬,更不能因收到异议而认为投标人无事生非。再次要换位思考,善于站在异议人角度思考问题。无论何种异议,作为一名招标代理机构从业人员,都要以良好的职业素养,实事求是地按程序公平、公正、妥善处理好异议,在顺利解决异议的同时赢得异议人的信任和尊重。

(二)及时认真核实异议

异议处理是一个讲究时效性的工作,相关法律法规对此有明确规定。招标代理机构从业人员在受理异议后应在第一时间进行处理,不得拖延,同时通过异议人提供的证据和各种渠道逐个排查存在的问题点,最后将调查结果及时汇总并上报。

(三)依法依制合规处理

根据调查结果,依据相关法律法规和公司相关制度及时作出处理意见,并及时回复异议人。招标代理机构回复异议时应大量引用相关法律法规条文和招标文件内容,在异议回复函结尾应注意多应用较为善意的语言。这样做能在保证异议回复质量的前提下,维护投标人的投标积极性。

(四)树立预防为主理念

打仗不能一味防守,主动进攻才能取胜。从某种程度上讲,做好预防工作是有效减少异议或投诉数量的关键,所以必须牢固树立预防为主这种以守为攻的理念。下面从以下九个方面重点阐述如何做到预防为主。

1.提高物资需求计划管理水平

从上述提到的涉及招标文件的异议看,大部分异议是由于需求计划自身出现问题导致的,反映出物资需求计划管理还存在一定问题。

针对招标文件货物需求一览表中个别物资规格型号有误、停产、描述不全、执行标准有误等问题提出的异议,使用单位在ERP系统上报物资需求计划前应充分了解所采购物资的详细信息,通过网络、已完成供货等类似项目历史资料、行业信息、实地调查等方式做好前期市场调研工作,只有准确掌握所采购物资的详细信息,才能保证需求计划的准确性,从而为下一步招标工作打好基础。

针对招标文件技术规格书中相关内容有误或参数不全等问题提出的异议,使用单位或设计单位在编制技术规格书前应对所采购物资进行必要的市场调研(具体可参考相关企业标准《招标实施前期准备工作规范》)。如有必要,可选择有代表性的供应商进行技术交流。以上是针对所采购物资具备一定特殊性的建议。油田大部分采购物资均属于通用物资,使用单位或设计单位在编制技术规格书时应查阅曾经采购过的类似产品技术规格书,多积累经验,形成一些固定的技术规格书模板,这样可以有效地提高技术规格书编制水平。同时,使用单位或设计单位相关人员应该多了解招标方面的相关法律法规,对一些法律法规禁止性的要求牢记在心,这样可以保证编制出来的技术规格书合法合规。

2.提高招标方案编制水平

招标文件是招标投标活动中的核心部分,其编制质量直接影响招标效果,招标文件的核心内容大部分来自招标方案,很多异议和投诉都是由于招标方案内容编制不规范等原因导致的,所以为了减少异议的发生,必须在如何提高招标方案编制质量上下功夫。

招标人在招标方案编写前应充分了解潜在供应商状况和市场供求情况,在做足市场调研功课的基础上编制招标方案,对投标人的资质要求等实质性内容,务必做到清晰明确、科学严谨。对于通用类物资,需按国家、行业标准组织采购;对于非通用类的物资,不可生搬硬套某一品牌物资技术参数,作为实质性要求的技术指标应具有共性。

招标人在编制招标方案的过程中需从投标人的视角审视招标方案哪些内容最有可能产生异议,这样可以避免招标方案中出现排斥性条款,从源头上防止异议的产生。

针对异议中遇到的问题,需及时总结经验,有些问题可通过完善招标方案或者招标文件模板加以解决。

3.把好招标方案审核关

从目前受理的涉及招标文件的异议看,没有针对招标文件模板方面的异议,基本都是因为招标方案自身问题导致的,有些还是比较低级的工作失误,除了编制招标方案的业务人员工作责任心不强外,审核把关不严也是一个不容忽视的问题。

4.发挥招标人代表作用

目前从专家库抽取的评标专家在来到评标室前对所评审的项目情况一无所知,评审时出现疏忽在所难免。相对于从专家库抽取的评标专家,招标人代表更了解招标项目的具体情况。在评标开始前,招标人代表在介绍招标项目情况时,应将招标文件中关键需要评审的内容告知评委,对每一份投标文件都应仔细审查,这样可以在一定程度上减少因评标专家对招标文件理解不透或对投标文件审查不严等原因导致异议的可能性。

5.提高从业人员业务水平

提高招标人、招标代理机构和评标专家的法律意识和综合素质,发挥其专业能力是高效处理异议和预防异议发生的关键所在。首先这些从业人员应该主动利用现有资源学习相关法律法规和制度方面的知识,在提升自身业务水平和工作能力上下功夫。其次采取“请进来、走出去”等多种形式加强对从业人员的培训,培训主要应以法律法规和公司相关制度为基础,以处理异议的基本程序及案例分析等实用课程为重点,着重培养从业人员实际处理问题和防范风险的能力。建议招标管理部门开发评标专家培训APP,实现入库前培训、轮训、“碎片”式培训等多种培训形式,提高评标专家的业务水平。

6.制定诚信行为管理规定

针对个别投标人恶意异议等行为,需要从制度入手,建立诚信行为管理规定,明确界定哪些行为属于恶意异议,并列出针对这些不良行为的处理方法。将投标人的异议权从无限变为有限,这样既能保证其合法权利得以实施,也加大了对滥用权利扰乱招标投标活动秩序、恶意异议的投标人的处罚力度,从而有效减少类似异议的发生。通过诚信行为体系的建设,努力营造“事事现三公、处处讲诚信”的法治氛围,进一步促进“一处违规、处处受限”机制的形成。

六、结束语

“公开、公平、公正”原则是招标采购的灵魂,出现有效异议本质上还是在“公开、公平、公正”上出现问题,所以必须从“公开、公平、公正”入手,总结经验,以制度为基础,形成一套系统、易操作的异议处理程序及方法,使异议处理操作更加规范有序,同时坚持预防为主的理念,从提高物资管理水平和招标方案编制水平入手,尽可能减少异议的发生,确保石油行业物资类招标工作始终以“公开、公平、公正、诚实信用”原则为载体,规范地在阳光下运行。

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作者:刘昕然

作者单位:中国石油天然气股份有限公司冀东油田分公司招标中心